Wwft & UBO checks

Aan deze dienst zijn variabele kosten verbonden. Controleer je laatste prijslijst of vraag deze up bij onze Sales & Support afdeling.

De Europese anti-witwasrichtlijn en de nationale implementaties daarvan, zoals de Nederlandse Wwft, verplichten bepaalde organisaties tot het verrichten van klantenonderzoek (Customer Due Diligence/CDD). Als makelaar heb je ook deze verplichting. Naar alle relaties die betrokken zijn bij een vastgoedtransactie dien je een cliëntenonderzoek te verrichten.  Voor bedrijven waarmee je zaken doet moet je de UBO (Ultimate Beneficial Owner) achterhalen om vervolgens van diegene een cliëntenonderzoek uit te voeren. Om het je makkelijk te maken aan je verplichtingen te voldoen, hebben we deze Wwft & UBO checks volledig in het Yes-co systeem geïntegreerd.

Wwft checks:

Waar wordt op gecontroleerd?

• Sancties:
  Zijn er sancties (geweest) genomen tegen een persoon of een bedrijf?
  
• Politiek Prominent Persoon:
  Wordt deze persoon of onderneming beschouwd als een politiek prominent persoon?
• Financieel Rechtgevende Instanties:
  Staat deze persoon of onderneming onder toezicht van een financiële regelgevende instantie?
• Onbekwaam verklaard directeur:
  Is deze persoon onbekwaam verklaard als directeur of heeft deze onderneming een onbekwaam verklaarde directeur?
• Wetshandhaving:
  Staat deze persoon of onderneming onder toezicht van een financiële regelgevende instantie?

Hoe doe je een check?
Een WWFT check kan je doen door in Yes-co naar de relatie te gaan. Vervolgens kan je bij de te controleren relatie in je systeem via de button ‘Acties’ de Wwft check starten:

Het is ook mogelijk om de check te starten via de container ‘Gekoppelde Relaties’ bij het project, d.m.v. het Wwft check icoontje:

Ongeacht via welk van de twee opties je de check start, kom je daarna in het invulscherm, waar de gegevens van de relatie al vooringevuld staan aan de hand van hetgeen je bij de relatie hebt ingevoerd (indien gewenst kan je deze nog handmatig wijzigen voor de check):

Vervolgens klik je op de button ‘check’. Er wordt nu bij verschillende databases gezocht naar alle personen met deze naam en geboortedatum, waarna de zoekresultaten getoond worden. Hier vink je vervolgens de correcte persoon aan en kies ervoor om het rapport op te slaan of om na het inzien van de gegevens, deze te sluiten zonder opslaan.

Wanneer je ervoor kiest om het rapport op te slaan, wordt deze gegenereerd en gevuld met alle gevonden gegevens, waarna het rapport als gewaarmerkt PDF document in de container ‘Dossier’ bij de relatie wordt opgeslagen:

UBO Checks:

Voor alle bedrijven waarmee je zaken doet, ben je verplicht de UBO (Ultimate Beneficial Owner) te achterhalen. Voor deze UBO doe je dan vervolgens een WWFT check.

Hoe doe je een check?
De UBO Check start je via de button ‘Acties’ bij het betreffende bedrijf onder het tabblad Relaties:

Als bij een project een bedrijf gekoppeld is als relatie, dan staat in de “Gekoppelde Relaties” container nu ook een icoontje voor de UBO check:

In het eerste scherm van de UBO check hoef je vervolgens alleen maar een KvK nummer in te vullen. Als deze bij het bedrijf in Yes-co al ingevuld was, dan wordt deze al voor je ingevuld. (Eventueel kan je ‘gegevens verrijken’ aanvinken, dan worden bedrijfsgegevens die bij de UBO check terug gegeven worden, meteen bij het bedrijf in Yes-co opgeslagen. Daarbij worden alleen de ontbrekende gegevens aangevuld, als er bijvoorbeeld al een telefoonnummer opgeslagen was,  en uit de UBO check komt een ander telefoonnummer terug, dan wordt deze niet opgeslagen).

Als je de UBO check daadwerkelijk doet (dus op de ‘Check’ knop geklikt hebt), dan krijg je de details die we terug krijgen te zien en wordt de gewaarmerkte PDF ook weer direct in het dossier opgeslagen:

Vanuit het details scherm kan je eventueel nog extra contactpersonen aan het bedrijf koppelen (aan de hand van gevonden personen tijdens de UBO check). Voor de contactpersonen kan je indien gewenst, meteen een WWFT check doen. Als je op de ‘sluiten’ knop klikt wordt het details scherm afgesloten (en heb je ook geen manier om hier weer terug te komen, tenzij je opnieuw een betaalde UBO check doet!!) en de PDF opgeslagen in de container ‘Dossier’.

Zo makkelijk kan het zijn om aan je verplichte onderzoek te voldoen!

Let op!

Het cliëntenonderzoek is niet de enige handeling die je moet doen in het kader van de WWFT wetgeving. De belastingdienst heeft een leidraad geschreven en een risicomatrix opgesteld. Lees je goed in om te zorgen dat je voldoet aan de volledige wetgeving.

Weet je bijvoorbeeld wat je moet doen als blijkt dat een van de betrokken personen een politiek prominent persoon is?