Mijn instellingen



Algemeen

Via de knop ‘Mijn Instellingen’ rechts bovenin je systeem, kun je je persoonlijke gegevens kwijt. Deze gegevens kun je op ieder moment aanvullen of wijzigen. Bij je persoonlijke instellingen kan je ook aangeven welke naam gebruikt moet worden als je vanuit je Yes-co systeem mailt.

Ook kun je hier je e-mail synchronisatie instellingen invoeren en aangeven (indien je naar NVM Tiara kan publiceren) of je de checks voor Tiara wilt tonen of niet.


E-mail synchronisatie

Om je dossiers zo compleet mogelijk te maken, is het mogelijk om je inkomende e-mail bij een relatie en/of project in Yes-co te koppelen. Vereiste hierbij is wel dat je e-mail opgeslagen wordt op een e-mailserver die IMAP ondersteund (o.a. Exchange en Gmail). Per gebruiker kun je instellen of je gebruik wilt maken van deze koppeling (E-mail synchronisatie).

Instellingen

Om de koppeling te activeren, voer je de volgende gegevens in bij je gebruikersgegevens:

  • Host en Ssl: wanneer je kiest voor het type Gmail, worden deze gegevens automatisch ingevoerd. Gebruik je een andere mailserver vraag dan de beheerder naar de benodigde gegevens
  • Folder: Je kiest zelf de naam van de folder die gebruikt wordt voor de synchronisatie. Deze folder/label moet in je e-mailaccount aanwezig zijn
  • Account: vul hier je gebruikersnaam en wachtwoord van je e-mail in
  • Automatisch koppelen: Wil je de e-mail automatisch gekoppeld hebben aan relaties op basis van het e-mailadres, vink dan het vakje achter ‘Aan relaties’ aan. Laat je dit vakje leeg dan komt alle mail als ongekoppelde dossieritem in je systeem binnen en heb je de mogelijk de e-mail handmatig aan zowel een relatie als aan een project te koppelen (zie hieronder)

Controleer de ingevoerde gegevens met ‘Controle’ voordat je ze opslaat. Hiermee wordt gecontroleerd of er verbinding gemaakt kan worden met de IMAP-server en/of de folder of het label aanwezig is.

Werking

E-mails die je wil opslaan in Yes-co sleep je naar de folder in je e-mailaccount. Van hieruit worden ze automatisch in het systeem gekoppeld op basis van het e-mailadres van de afzender (indien het vinkje aanstaat bij automatisch koppelen). Kent het systeem dit e-mailadres, dan wordt de e-mail rechtstreeks in het dossier bij deze relatie gezet.

Betreft het een e-mail vanaf een voor het systeem onbekend e-mailadres of heb je het vakje achter automatisch koppelen leeg gelaten, dan zie je de e-mail terug onder het kopje ‘Ongekoppelde dossier items’ op de homepage. Door het aanklikken van de e-mail heb je de mogelijkheid deze alsnog aan een relatie en/of aan een project te koppelen.
Het duurt maximaal 6 minuten voordat de e-mail in Yes-co gekoppeld is.

Kom je er niet uit? Bel 036 523 84 55.