Document templates maken

In Yes-co is het mogelijk om een standaard brief/document te genereren (dit is ook voor e-mail mogelijk. Klik hier).  Dit kan zowel vanuit de relatie als bij een project vanuit het dossier als onder de knop ‘Acties’. De basis van een dergelijke brief is een ’template’. Een template kan je zelf maken (indien je beheerrechten heb) of je kan Yes-co opdracht geven dit voor je te doen. Een Template wordt gekoppeld onder Setup/applicatie beheer/templates/E-mail en brief templates.

Templates

  • leveren veel tijdswinst op, de inhoud wordt automatisch gegenereerd
  • zijn RTF bestanden (rich text file) die je maakt in bijv. Word
  • maken gebruik van veldcodes voor het gedeelte van het document waarvan de inhoud varieert
  • het gegeneerde document wordt automatisch opgeslagen in het dossier

Hoe ziet een document template eruit?
Een document template is eigenlijk niets anders dan een RTF bestand. In bijvoorbeeld Word heb je de mogelijkheid een document als *.rtf op te slaan.

Een template bestaat bijna altijd uit een gedeelte vaste tekst en een aantal velden waarvan de inhoud varieert. De inhoud van de velden wordt bepaald door de gegevens van een project of relatie waarbij een document gegenereerd wordt. Alles wat bij een project of een relatie wordt ingevuld, kan als veld worden gebruikt in een document. Een veld staat altijd tussen procent tekens.

Om een template van een brief in Yes-co te koppelen, moet je vooraf bedenken aan wie de brief gericht is. Vaak zal een brief gericht zijn aan een persoon die iets met een project te maken heeft. Je wilt bijvoorbeeld de koper een afspraakbevestiging sturen voor het tekenen van de akte van een pand. Of je wilt de notaris een brief sturen over de datum van transport. Deze brieven horen bij een project. Een relatie wordt in deze brieven als ‘Rol’ aan een project gekoppeld.

Het is ook mogelijk dat je een brief wilt sturen aan een relatie die niets te maken heeft met een project. Bijvoorbeeld als je alle notariskantoren een brief wilt sturen. Deze brieven hebben geen betrekking op een bepaald project en worden gestuurd vanuit het tabblad Relaties.

Hieronder wordt van beide type brieven een voorbeeld getoond.

1. Brief bij een relatie

%briefaanhef%
%adres%
%postcode% %plaats%

 

%aanhef%

BODY VAN EEN BRIEF

 

Met vriendelijke groet

 

%user_voornaam% %user_achternaamvoluit%

Dit wordt bijvoorbeeld:

Dhr. K. van der Meijde
Hoofdstraat 54
1325 GG Amsterdam

 

Geachte heer Van der Meijde,

BODY VAN EEN BRIEF

 

Met vriendelijke groet,

Naam van degene die de brief heeft gemaakt

2. Brief bij een project

%verkoper1_briefaanhef%
%verkoper1_adres%
%verkoper1_postcode% %verkoper1_plaats%

Betreft: %object_adres% te %object_plaats%
%verkoper1_briefaanhef%

Hiermee bevestigen wij de prijsverlaging voor uw woning naar %object_koopprijs%. Wij verwachten dat de nieuwe nieuwe prijs tot een spoedige verkoop van uw woning zal leiden.

 

Met vriendelijke groet,

%makelaarskantoor_company_bedrijfsnaam%
%makelaars_voorletters% %makelaar1_achternaamvoluit%

Dit wordt bijvoorbeeld:

Dhr. K. van Walen en Mevr. de Vries
Kruisstraat 45
1112 AG Amsterdam
Betreft: Kruisstraat 45 te Amsterdam

 

Geachte heer Van Walen en Mevrouw De Vries

Hiermee bevestigen wij de prijsverlaging voor uw woning naar € 234.000,00. Wij verwachten dat de nieuwe prijs tot een spoedige verkoop van uw woning zal leiden.

Met vriendelijke groet,

 

Ten Have Makelaardij
G.D. van Marwijk

Als je naar de velden kijkt, dan zie je dat die zijn opgedeeld in 2 stukken. Het eerste gedeelte bepaalt waar de inhoud van dit veld gevonden kan worden. Het laatste gedeelte zegt iets over het veld wat gebruikt gaat worden, bijvoorbeeld adres.

%verkoper1_adres%, betekent dat het adres wordt gebruikt van degene die als verkoper1 aan een project is gekoppeld.
%object_plaats% betekent dat de plaats van het geselecteerde object wordt meegegeven.

Wanneer de gegevens van een bedrijf gekoppeld moeten worden, dan wordt de naam ‘company’ tussen het eerste en het laatste gedeelte gevoegd, zoals %makelaarskantooor_company_bedrijfsnaam%. Dus als je wilt refereren aan bedrijfsgegevens, moet je altijd ‘company’ tussen de velden zetten. Bij de standaard templates die al in Yes-co zijn gekoppeld, is daarom een onderscheid gemaakt tussen brieven die aan een individu worden gestuurd en brieven die aan een bedrijf worden gestuurd.

Voor een overzicht van de verschillende veldnamen: Zie veldcodes

Belangrijk: Kopieer bij gebruik van een veldcode deze altijd eerst naar het programma Kladblok en vandaar uit naar je eigenlijke template. Anders kan er opmaak in de veldcode komen waardoor deze niet werkt.

Bewaar de templates van Yes-co in een aparte mapje en begin de naam van een brief met de gebruikte rol, bijvoorbeeld ‘Verkoper prijswijziging’. Je kunt deze brief dan als basis gebruiken voor andere brieven die je naar de verkoper stuurt.

Voordat je de template koppelt, moet je deze afsluiten in Word anders zal het opslaan mislukken. Let erop dat de template een *.rtf bestand is.

Kom je er niet uit?  Bel 036 523 84 55 of geef je op voor een training over dit onderwerp.